Са састанка Радне групе АДС за заштиту архивске грађе ван архива

Објављено среда, 25 мај 2022

I

У Државном архиву Србије 15. априла 2022. године одржан је састанак Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива која је формирана у оквиру Архивистичког друштва Србије, а у договору са директором Државног архива Србије др Мирославом Перишићем. Састанку су присуствовали чланови Радне групе: др Јасмина Живковић, архивски саветник (Историјски архив Пожаревац), Стојанка Бојовић, архивски саветник (Историјски архив Косово и Метохија), Јасмина Латиновић, виши архивист(Историјски архив Београд), Марија Тодоровић, архивски саветник (Историјски архив Крагујевац), Миломирка Аџић, архивски саветник (Међуопштински историјски архив Чачак)и Невена Карабашевић, архивски саветник (Историјски архив Ниш) и Бошко Ракић, архивски саветник у пензији. Из оправданих разлога, састанку нису присуствовали: Мирослав Дучић, архивски саветник (Историјски архив Ужице), Милена Поповић Субић, архивски саветник (Архив Војводине), Станислава Блажевић, архивски саветник (Архив Војводине) и Југослав Вељковски, архивски саветник (Историјски архив Нови Сад). Из Државног архива Србије, састанку су присуствовале и у раду учествовале, Славица Соломун, архивски саветник, руководилац Одељења архивске грађе новог периода, Татјана Драгићевић, архивски саветник на пословима матичне делатности и Марија Милошевић, виши архивист у Одељењу архивске грађе новог периода, Александар Рафаиловић виши архивист, руководилац Одељења за коришћење архивске грађе и техничку заштиту и Тамара Говедарица, архивист у Служби заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива. Директор државног архива Србије, др Мирослав Перишић је у току састанка поздравио колеге и пожелео успешан рад Радној групи. 

Теме састанка:

 

 

 

 

Разматране су обавезе стваралаца и ималаца из чл. 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности - управљање документима. Констатовано је да су сви ствараоци, као такви предвиђени Законом о архивској грађи дужни да донесу општа акта и то: општи акт о начину евидентирања, класификована, чувања и заштите, општи акт о начину евидентирања и заштите архивске грађе и документарног материјала у електронском облику и Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.

Изнет је и прихваћен предлог да се класификациона ознаку групе докумената уведе као обавезан елемент Листе категорија и код стваралаца који не припадају државном и јавном сектору (привреда, на пример), а имајући у виду законску обавезу која је сада свим ствараоцима задата, без обзира на њихову делатност.

Један о прихватљивих предлога јесте да се предвиде и израде огледни примери општих аката о управљању документима, као и оријентационих Листи категорија за одређене делатности, чиме би се у овом делу постигла унификација стручног рада архива, имајући у виду обавезу архива према Закона о пружању стручне помоћи ствараоцима приликом израде Листи категорија архивске грађе и документарног материјала. 

Постављено је и питање обавезе стваралаца из делатности правосуђа, просвете, здравства да донесу своје Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима за чувања, у односу према истоврсној обавези надлежних министарстава ових делатности да јединствено, на нивоу ресора, уреде рокове чувања и донесу опште акте у том смислу. У погледу обавеза стваралаца правосудне, просветне и здравствене делатности да донесу Листе категорија према чл. 14. Закона, преовладало је мишљење да јавни архиви прихватају и дају сагласност на Листе категорија ових стваралаца, док надлежно министарство не уреди поступање на нивоу делатности, на који начин ствараоци поступају у складу са законским обавезама.

Једно од постављених питања се односило на канцеларије јавних бележника и јавних извршитеља, који у правном промету послују као предузетници, али у једном делу своје делатности врше јавна овлашћења.Стога је заузет став да су канцеларије јавних бележника и јавних извршитеља ствараоци архивске грађе и документарног материјала, због чега су дужни да поступају у складу са обавезама за ствараоце према Закону о архивској грађи и архивској делатности (ово се углавном односи на сређивање архиве, њено евидентирање и израду Архивске књиге, док се израда Листе категорија архивске грађе за ову врсту делатности на нивоу Јавнобележничкекоморе односно Коморе јавних извршитеља сматра правилним решењем).

Мишљење о предузетницима као ствараоцима архивске грађе и документарног материјала: консултован је Закон о привредним друштвима који каже да су предузетници физичка лица, па према томе се на иста може применити део одредби Закона о архивској грађи и архивској делатности, о доношењу аката, али и не део који се односи на обавезе из члана 9. Закона, то значи да они стварају документацију која има статус архивске грађе (дакле, јесу ствараоци архивске грађе), али на њих се примењују одредбе Закона за физичка лица као ствараоце архивске грађе. Појашњење дала М. Милошевић и Б. Ракић. Овакав став је прихваћен.

Констатовано је да је Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, као и Упутство уз Уредбу, регулишу канцеларијско пословање јединствено и за класичну, аналогну документацију и за изворну електронску документацију. 

Констатовано је и да  би било добро сабрати и уједначити моделе аката у вези стручног надзора јавних архива, поступка издвајања и уништења безвредног документарног материјала коме је рок чувања истекао, као и поступка примопредаје архивске грађе надлежном јавном архиву. Радна група је и у претходном периоду радила на изради једнообразних аката везаних за стручни надзор архива код стваралаца и издвајању и уништавању безвредног документарног материјала, односно предаје архивске грађе надлежном архиву. 

На питање да ли се приликом стручног надзора од стране јавног архива примењује Закон о општем управном поступку, прихваћено је мишљење Министарства за државну управу и локалну самоуправу достављено Архиву Војводине, према коме се одредбе ЗУП-а примењују само у случајевима издавања уверења о подацима истраженим у архивској грађи која се чува у архивима, док се у делу стручног надзора над стањем заштите архивске грађе и документарног материјала код стваралаца, довољним правним основом сматрају одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности.

У вези издвајања и уништавања безвредног документарног материјала код нејавног сектора (привреда углавном), остала су подељена мишљења чланова Радне групе; јединствен став јесте да се архив не оглашава ненадлежним уколико се стваралац привредне делатности обрати архиву захтевом за одобрење уништења, а у циљу праћења стања и поступања са архивском грађом у привредном сектору, посебно великих система и стваралаца који у овој делатности заиста стварају архивску грађу као културно добро; овим је путем поново истакнута потреба категоризације стваралаца архивске грађе и документарног материјала.

Закључено је да се што пре израде обрасци који би се могли имплементирати у део АРХИС-а за спољну службу, а у циљу стандардизација рада. Такође, припремљене пакете образаца, по предлозима колега, на првом наредном састанку представника свих спољних служби у архиву, представити за евентуално разматрање.

Разговарано је о методологији уписа архивске грађе и документарног материјала у Архивску књигу према новом обрасцу. Предложено је да се у рубрици „Рок чувања“ препоручи ствараоцима да се унесе и број из Листе категорије обзиром да посебне рубрике за овај податак нема. Такође, заузет је став да се упис у Архивску књигу води по првој години настанка документације уколико се у једној архивској јединици налази истоврсна документација из више година, а не по последњој години. Овај начин уписа се разликује у односу на претходно решење у Уредби о канцеларијском пословању органа државне уредбе (1992/1993), према којој се: „завршени предмети и други регистратурски материјали чувају у архиви у регистратурским јединицама према редним бројевима из архивске књиге“, на основу чега следи да се само завршени и архивирани предмети спуштају у архивски депо и евидентирају у Архивској књизи. Како је Законом о архивској грађи предвиђена обавеза стваралаца да преписе архивске књиге достављају надлежном архиву до 30. априла текуће године за претходну годину, то се тумачи да се упис у Архивску књигу не може вршити по години завршених и архивираних предмета, већ према првој години у којој предмет настаје. 

Постављено је и питање како ће се у Архивској књизи евидентирати и назначити локација на којој се чува електронска архивска грађа и документарни материјал, повезано је са обавезом стваралаца да врше припрему за електронско и електронско поуздано чување архивске грађе односно документарног материјала. Тема која ће бити веома актуелна у наредном периоду, када ће се све више сусретати са изворном електронском архивом.

Питање рокова за достављање документације јавним архивима од стране стваралаца: једини законом предвиђен рок јесте 30. април текуће године за доставу преписа Архивске књиге за претходну годину. Истакнуто је да ова обавеза није новоустановљена за ствараоце, већ је постојала и према Закону о културним добрима. За ствараоце који до сада нису достављали препис Архивске књиге односно нису је ни водили, заузет је став да су у обавези да ураде и архиву доставе препис Архивске књиге од свог оснивања до данас. Архивска књига само за једну календарску годину се не може прихватити. Рокови за достављање општих аката о управљању документима нису законом предвиђени, али као обавеза стваралаца јесу, па се сматра а у том смислу ствараоци у примереним роковима достављају архиву и неопходна акта.

Извештај  са састанка је израдила Др Јасмина Живковић, архивски саветник, координатор Радне групе.

У чланку је направљен извод најважнијих закључака из извештаја.

 

II

На основу договора са директором матичне куће Државног архива Србије, др Мирославом Перишићем, установљена је јединствена Раднa група за израду модела аката, односно образаца за јавне архиве у Републици Србији, састављена од колега из Радне групе Архивистичког друштва Србије за спољну службу и Државног архива Србије. Састанак ове радне групе је одржан 23. маја 2022. године. 

Задатак Радне групе: Да састави модела аката, односно образаца (захтева, записника, решења, уверења итд.) у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности, које ће да користе јавни архиви у Републици Србији. Израда модела аката је неопходна у циљу уједначавања праксе у раду архива. Осим тога, јединствени модели аката су потребни и због израде софтвера за Електронски архив у оквиру којег ће процедуре и поступци бити стандардизовани.

Место састанака: Државни архив Србије

Рокови: први прелиминарни наредни - средина јуна, крајњи: новембар-децембар 2022.

Чланови Радне групе:

1. Лела Павловић, председница Архивистичког друштва Србије,

2. Марија Милошевић, Државни архив Србије

3. Татјана Драгићевић, Државни архив Србије,

4. Милена Поповић Субић, Архив Војводине,

5. Јасмина Живковић, Историјски архив Пожаревац и

6. Марија Тодоровић, Историјски архив Шумадије Крагујевац

7. Славица Соломун, Државни архив Србије,

8. Вукадин Шљукић, Државни архив Србије,

9. Александар Рафаиловић, Државни архив Србије,

10. Слободанка Цветковић, Историјски архив Пожаревац,

11. Јасмина Латиновић, Историјски архив Београда

12. Миломирка Аџић, Међуопштински историјски архив за град Чачак и општине Горњи Милановац и Лучани,

13. Нина Симић Јовановић, Државни архив Србије, и

14. Бошко Ракић, архивски саветник

15. Ивана Ђокић, Историјски архив Крушевац

 

Лела Павловић, архивски саветник

Председница ИО АДС

                                                                                                                                            

 

Погодака: 981